Để đăng ký hóa đơn điện tử năm 2026, bạn cần chọn hình thức hóa đơn phù hợp, chuẩn bị tờ khai, gửi đăng ký, xác nhận thông tin và nhận thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Kênh nộp thông thường là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; thời gian xử lý phụ thuộc việc đối chiếu dữ liệu, xác nhận và yêu cầu giải trình nếu có. Báo Thị Trường hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh thực hiện từng bước theo phạm vi thủ tục từ ngày 01/7/2026, đồng thời phân biệt thông báo tiếp nhận tờ khai với kết quả chấp nhận đăng ký.
Quy trình đăng ký gồm những bước nào?
Đăng ký hóa đơn điện tử 2026 gồm năm bước: chọn hình thức hóa đơn, chuẩn bị tờ khai, gửi đăng ký, xác nhận thông tin và nhận kết quả. Phần hướng dẫn này áp dụng cho thủ tục từ ngày 01/7/2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Quy trình gồm chọn hình thức hóa đơn, chuẩn bị tờ khai, gửi đăng ký, xác nhận thông tin và nhận kết quả.
Cần phân biệt thời điểm nộp tờ khai với thời điểm được chấp nhận. Hoàn thành thao tác trên phần mềm chưa đồng nghĩa với việc đã hoàn tất đăng ký.
Chọn hóa đơn có mã, không có mã hoặc hóa đơn máy tính tiền
Trước khi điền tờ khai, hãy đối chiếu mô hình kinh doanh với hình thức hóa đơn được sử dụng. Không chọn chỉ vì phần mềm đang hiển thị sẵn một phương án.
| Hình thức | Trường hợp cần xem xét | Điều kiện cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc nhóm áp dụng hóa đơn có mã. | Đối chiếu đối tượng sử dụng; kiểm tra có thuộc trường hợp áp dụng hình thức khác hay không. |
| Hóa đơn điện tử không có mã | Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực được quy định, đáp ứng điều kiện về hạ tầng và truyền dữ liệu. | Không chỉ xét ngành nghề; cần kiểm tra điều kiện kỹ thuật và trường hợp rủi ro cao về thuế. |
| Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Nhóm bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc phạm vi áp dụng. | Kiểm tra ngành nghề, khả năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và hình thức đã đăng ký. |
Nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, khách sạn hoặc cơ sở vui chơi giải trí cần chú ý lựa chọn hóa đơn máy tính tiền. Tuy nhiên, trường hợp đã đăng ký hình thức có mã hoặc không có mã theo quy định thì không bắt buộc đăng ký thêm hình thức máy tính tiền.
Với hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc theo doanh thu, lựa chọn cần đối chiếu là hóa đơn có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Không mặc định áp dụng lựa chọn không có mã dành cho doanh nghiệp.
Chuẩn bị thông tin, điền mẫu đăng ký hóa đơn
Từ ngày 01/7/2026, mẫu đăng ký hóa đơn sử dụng là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu này phục vụ cả đăng ký mới và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Trước tiên, chọn đúng trạng thái tờ khai. Nếu thực hiện thủ tục lần đầu, chọn đăng ký mới. Nếu đã đăng ký và cần cập nhật nội dung thuộc diện phải thông báo, chọn thay đổi thông tin.
Các nhóm thông tin cần chuẩn bị gồm:
- Người nộp thuế: tên, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý.
- Thông tin liên hệ: email, số điện thoại của người đại diện, chủ hộ hoặc cá nhân theo hồ sơ đăng ký.
- Hình thức hóa đơn: có mã, không có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền theo trường hợp áp dụng.
- Phương thức chuyển dữ liệu: lựa chọn đúng phương án được phép sử dụng.
- Chứng thư số: danh sách chứng thư số sử dụng theo yêu cầu của mẫu.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: khai thông tin tương ứng nếu có phát sinh ủy nhiệm.
Thông tin trên tờ khai phải thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu định danh liên quan. Nếu phát hiện hồ sơ gốc đang sai, cần xử lý sự khác biệt đó thay vì liên tục gửi lại cùng một nội dung không khớp.
Ví dụ, email cửa hàng đang dùng để giao dịch chưa chắc là email của chủ hộ trong hồ sơ đăng ký thuế. Cần kiểm tra địa chỉ nhận yêu cầu xác nhận trước khi gửi tờ khai, tránh bỏ lỡ bước phản hồi.
Danh sách trên là thông tin phục vụ khai đăng ký, không có nghĩa mỗi mục đều phải kèm một bản giấy riêng. Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung, thực hiện theo nội dung thông báo.
Gửi tờ khai qua đúng kênh
Kênh thực hiện thông thường là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Người nộp thuế lập và gửi tờ khai qua hệ thống dịch vụ đang sử dụng theo quy trình của đơn vị cung cấp.
Trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã miễn phí dịch vụ theo điều kiện quy định, việc đăng ký có thể thực hiện qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức được Cục Thuế ủy thác. Không suy rộng chính sách này thành miễn phí phần mềm cho mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
Khi đăng ký hóa đơn điện tử trực tuyến, cần thực hiện theo thứ tự:
- Kiểm tra lại nội dung tờ khai, nhất là trạng thái đăng ký, hình thức hóa đơn và thông tin liên hệ.
- Gửi tờ khai qua kênh phù hợp với trường hợp của mình.
- Theo dõi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-TNĐT.
Nếu nhận thông báo không tiếp nhận, đọc nội dung phản hồi để xử lý trước khi gửi lại. Nếu tờ khai đã được tiếp nhận, tiếp tục theo dõi bước đối chiếu và xác nhận; không dừng ở trạng thái phần mềm báo gửi thành công.
Xác nhận thông tin sau khi hệ thống đối chiếu
Trong 01 ngày làm việc từ khi tiếp nhận đăng ký, hệ thống quản lý thuế đối chiếu thông tin với dữ liệu đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp, dân cư và định danh điện tử. Nội dung đối chiếu có thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh, xác thực điện tử.
Nếu thông tin khớp, người nộp thuế phải xác nhận yêu cầu qua email hoặc số điện thoại. Thời hạn xác nhận là ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Vì vậy, người đại diện hoặc chủ hộ cần chủ động theo dõi kênh liên hệ đã đăng ký. Không nên giao toàn bộ việc theo dõi cho nhân viên rồi bỏ qua yêu cầu xác nhận gửi đến chính chủ.
Nếu thông tin không khớp, cần đọc rõ trường dữ liệu bị thông báo sai lệch. Việc chọn lại loại hóa đơn không giải quyết được lỗi định danh, tên người nộp thuế hoặc thông tin đăng ký không thống nhất.
Nhận thông báo chấp nhận
Kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thể hiện tại Mẫu 01/TB-ĐKĐT, với nội dung chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.
Hai thông báo có vai trò khác nhau:
- Mẫu 01/TB-TNĐT: phản hồi việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai.
- Mẫu 01/TB-ĐKĐT: thông báo kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng.
Với hồ sơ có thông tin khớp, đã xác nhận đúng hạn và không thuộc nhóm cần xử lý rủi ro, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi xác nhận.
Cần đọc nội dung kết quả, lưu tờ khai và thông báo tương ứng. Nếu kết quả là không chấp nhận, thủ tục chưa hoàn tất dù trước đó hệ thống đã tiếp nhận tờ khai.
Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ phải đăng ký khi nào?
Thời điểm đăng ký phụ thuộc loại người nộp thuế và trường hợp áp dụng. Không dùng chung ngưỡng doanh thu của hộ kinh doanh để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ cần đối chiếu đối tượng áp dụng để xác định thời điểm đăng ký phù hợp.
Doanh nghiệp đăng ký trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải đăng ký trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Quy mô nhỏ không tự động loại trừ nghĩa vụ này.
Cần tách hai việc: lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và đăng ký với cơ quan thuế. Có tài khoản phần mềm hoặc đã mua gói dịch vụ chưa thay thế được thông báo chấp nhận đăng ký.
Nếu doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử và phát sinh thay đổi thông tin thuộc diện phải đăng ký thay đổi, thực hiện bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo trường hợp áp dụng. Không mặc định lập lại hồ sơ đăng ký mới cho mọi lần cập nhật.
Hộ kinh doanh nào bắt buộc đăng ký, trường hợp nào được tự nguyện?
Với hộ và cá nhân kinh doanh, cần phân biệt nghĩa vụ theo doanh thu với trường hợp đặc thù:
- Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng: thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống: được đăng ký khi có nhu cầu và đáp ứng điều kiện; không thuộc diện bắt buộc chỉ xét theo ngưỡng doanh thu này.
- Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: thuộc diện bắt buộc theo quy định, không phụ thuộc doanh thu.
Điểm dễ nhầm là cách hiểu “trên 1 tỷ đồng”. Mốc này không đồng nghĩa với “từ 1 tỷ đồng”. Tuy nhiên, hộ có doanh thu không vượt ngưỡng vẫn cần kiểm tra trường hợp đặc thù, thay vì kết luận ngay rằng mình không có nghĩa vụ.
Hộ đăng ký tự nguyện cũng phải thực hiện đầy đủ thủ tục. Việc chưa thuộc nhóm bắt buộc theo doanh thu không thay thế bước gửi tờ khai, xác nhận thông tin và nhận kết quả chấp nhận.
Hộ mới vượt ngưỡng doanh thu phải đăng ký trong bao lâu?
Hộ mới kinh doanh hoặc năm trước chưa có doanh thu trên 1 tỷ đồng cần theo dõi doanh thu lũy kế trong năm. Khi doanh thu lũy kế vượt ngưỡng, thời hạn đăng ký là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng.
Không tính thời hạn này đơn giản từ ngày phát sinh một đơn hàng khiến tổng doanh thu vượt ngưỡng. Mốc cần xác định là ngày cuối cùng của kỳ tính thuế tương ứng.
Doanh thu phải tính tổng các kênh kinh doanh, gồm bán trực tiếp và bán qua sàn thương mại điện tử. Không tách từng kênh để so riêng với ngưỡng 1 tỷ đồng.
Ví dụ giả định, một hộ có doanh thu lũy kế bán tại cửa hàng là 700 triệu đồng, bán qua sàn là 450 triệu đồng. Tổng doanh thu là 1,15 tỷ đồng. Dù từng kênh đều dưới 1 tỷ đồng, tổng doanh thu đã vượt ngưỡng.
Trong tình huống này, hộ cần xác định kỳ tính thuế có số doanh thu lũy kế vượt ngưỡng, sau đó tính thời hạn đăng ký từ ngày cuối cùng của kỳ đó.
Đăng ký hóa đơn điện tử mất bao lâu?
Thời gian xử lý gồm nhiều khâu, không phải một mốc duy nhất tính từ lúc bấm gửi. Bảng dưới đây phân biệt thời hạn của hệ thống, người nộp thuế và cơ quan thuế.
Cần phân biệt thời gian tiếp nhận tờ khai, đối chiếu dữ liệu, xác nhận thông tin và ban hành kết quả.
| Khâu xử lý | Thời hạn | Điều kiện hoặc điểm cần nhớ |
|---|---|---|
| Đối chiếu thông tin đăng ký | Trong 01 ngày làm việc từ khi tiếp nhận. | Kiểm tra dữ liệu đăng ký và định danh liên quan. |
| Người nộp thuế xác nhận | Ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. | Theo dõi yêu cầu qua email hoặc số điện thoại. |
| Chấp nhận hồ sơ đủ điều kiện | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi xác nhận. | Thông tin khớp, xác nhận đúng hạn, không thuộc nhóm cần xử lý rủi ro. |
| Thông báo yêu cầu giải trình, xác minh | Trong 01 ngày làm việc theo quy trình xử lý trường hợp cần giải trình. | Không phải mọi hồ sơ đều phát sinh bước này. |
| Người nộp thuế giải trình, bổ sung | Trong 03 ngày làm việc. | Thực hiện đúng nội dung cơ quan thuế yêu cầu. |
Không nên hiểu “01 ngày làm việc” là cam kết toàn bộ hồ sơ sẽ được duyệt trong một ngày. Hồ sơ cần sửa dữ liệu, xác nhận lại hoặc giải trình có thêm công đoạn xử lý.
Khi theo dõi tiến độ, hãy xác định hồ sơ đang ở khâu nào. Trạng thái chờ người nộp thuế xác nhận khác với trạng thái cơ quan thuế đang xem xét nội dung giải trình.
Đăng ký không được chấp nhận thì xử lý thế nào?
Trước hết, xác định thông báo đang phản hồi việc không tiếp nhận tờ khai hay không chấp nhận đăng ký. Sau đó xử lý đúng nguyên nhân, tránh gửi lại nguyên hồ sơ nhiều lần.
Đọc lý do trong thông báo, kiểm tra dữ liệu sai lệch và điều chỉnh nội dung liên quan trước khi gửi lại.
Thông tin không khớp dữ liệu: đối chiếu trường được nêu trong thông báo với hồ sơ đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp và thông tin định danh. Sửa nội dung sai; nếu dữ liệu gốc có khác biệt, cần xử lý sự không thống nhất đó trước khi tiếp tục.
Không xác nhận đúng hạn: kiểm tra yêu cầu đã gửi đến email hoặc số điện thoại nào, thời điểm nhận và kết quả phản hồi. Thực hiện bước tiếp theo theo thông báo, không mặc định rằng xác nhận muộn sẽ tự động khôi phục hồ sơ.
Được yêu cầu giải trình: đọc từng nội dung cần làm rõ, chuẩn bị thông tin phù hợp và phản hồi trong thời hạn 03 ngày làm việc. Không gửi nội dung chung chung nếu cơ quan thuế đang yêu cầu làm rõ một vấn đề cụ thể.
Một số trường hợp có thể cần xác minh gồm người đại diện hoặc chủ hộ liên quan đến mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, tình trạng ngừng hoạt động chưa chấm dứt mã số thuế, hoặc vấn đề nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành. Hồ sơ có dấu hiệu rủi ro cũng có thể được yêu cầu giải trình.
Không nên tự kết luận mọi hồ sơ bị từ chối đều do chọn sai loại hóa đơn. Căn cứ xử lý trước hết là lý do ghi trong thông báo.
Với hóa đơn hộ kinh doanh, thông tin đăng ký thống nhất là điểm cần giữ đúng cả khi hoàn tất thủ tục và khi có thay đổi sau này.
Checklist hoàn tất đăng ký: 5 điểm cần nhớ
- Đúng đối tượng, đúng thời điểm: xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh; kiểm tra thời hạn khi doanh thu lũy kế vượt ngưỡng.
- Đúng hình thức: đối chiếu điều kiện áp dụng hóa đơn có mã, không có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.
- Đúng mẫu, thông tin thống nhất: dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT áp dụng tại thời điểm thực hiện; chọn đúng đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin.
- Phản hồi đúng hạn: theo dõi email, điện thoại; xác nhận và giải trình theo yêu cầu.
- Có kết quả chấp nhận: kiểm tra nội dung Mẫu 01/TB-ĐKĐT, không nhầm với thông báo tiếp nhận tờ khai.
Hoàn tất đăng ký cần bảo đảm năm điểm: đúng đối tượng và thời điểm; đúng hình thức hóa đơn; đúng mẫu, thông tin thống nhất; phản hồi đúng hạn; nhận được thông báo chấp nhận. Đừng dừng ở trạng thái gửi tờ khai thành công. Theo dõi chuyên mục Doanh nghiệp của Báo Thị Trường để cập nhật thông tin liên quan đến đăng ký hóa đơn điện tử 2026.